Číslování faktur - co to je, jak má vypadat a co dělat v situaci, když na číslování zapomenete?

Číslování faktur dle zákona o DPH

Povinné náležitosti ve Vaší faktuře vymezuje zákon č. 89/2012 Sb., občanský zákoník (§ 435). o vystavování faktur.

Co podle zákona musí obsahovat Vaše faktura?

• název Vaší firmy vč. právní formy (u obchodní korporace)
• Vaše jméno a příjmení (u OSVČ)
• sídlo firmy nebo adresa Vašeho bydliště (fakturační adresa)
• Vaše IČ
• označení registru, ve kterém jste zapsán (obchodní rejstřík, živnostenský rejstřík,...)

Záměrem je dávat po sobě jdoucí faktury čísla v chronologickém pořadí, tj. každá následující faktura musí mít číslo o jednu větší než předchozí.

Ustanovení českého práva a číslování faktur

Ustanovení českého práva podrobně neupravují způsob číslování faktur. Způsob jejich číslování si tedy poplatník v tomto ohledu může sám určit, pokud je zajištěna chronologie.

Můžete nastavit libovolnou metodu číslování s rozdělením např. na měsíce, zákazníký nebo období.

Ustanovení evropského práva a číslování faktur

Evropské právo, konkrétně čl. 226 bodů 2 směrnice 2006/112 / ES ze dne 28. listopadu 2006 může tentýž poplatník používat více číselných řad. Taková situace může nastat, když například poplatník chce používat samostatné číslování pro faktury vystavené v listinné podobě a samostatné číslování, například pro faktury vystavené v elektronické podobě, nebo když má podnik více poboček.

Samovyúčtování - číslování faktur

Samovyúčtování jako jedna z možností doložení prodeje služeb a zboží spočívá v možnosti přenesení povinnosti doložit prodej na zákazníka nebo jiné třetí osoby pověřené plátcem daně na základě dohody stran. Vystavování faktur v samofakturaci tedy probíhá u zíkazníka a je to on, kdo by měl používat své číslování faktur.

Co v případě když dojte k chybě?

1. V nejjednodušším případě jste fakturu ještě neodeslali. Zákazník ji ještě neobdržel, je pouze ve Vašem systému, optimálně mezitím nebyla vystavena další faktura. Praxe velí: fakturu smazat, vystavit znovu. Oficiálně se totiž ještě ani nestala účetním dokladem.
2. Faktura je odeslána, ale ještě nezaplacena. Oficiálně můžete fakturu stornovat, informovat zákazníka o stornu z důvodu účetní chyby a fakturu vystavit znovu. V případě dobrých vztahů můžete postupovat stejně, jen bez zbytečného papírování – oba dva fakturu smažete a pošlete novou.
3. Zákazník Vám nezaplatil? Nemazat. Sice jde o začátečnickou chybu, ale třeba zopakovat, že vystavené faktury se nemažou. Někdy k tomu mají sklon společnosti  vedoucí účetnictví, v němž se vydaná faktura stává příjmem už okamžikem vystavení. Ale ani ohled na zvýšení základu pro daň z příjmu a DPH neopravňuje nikoho smazat vystavenou fakturu.
4. Nepřečíslovávat nové faktury tak, aby vyplnily díru v číslování. Je to lákavý způsob, jak obejít nastalou situaci, ale pokud chybějící faktura a nová faktura nejsou vystaveny téhož dne, není vhodné přečíslovávat novou fakturu tak, aby seděla do číselné řady. Disproporce mezi časy vystavení a číselnou řadou mohou vzbudit nežádoucí pozornost finančního úřadu.
5. Dokumentovat chybu. Zdvojení dokladu, chybějící číslo i jakoukoliv jinou chybu je vhodné okamžitě dokumentovat ve vnitroúčetních dokladech:
   1. označit chybné položky; 
   2. popsat způsob, jakým s nimi bude naloženo; 
   3. popsat, jak se bude dále pokračovat v číslování; 
   4. uvést, jak k situaci došlo.
6. Informovat finanční úřad. Mnozí doporučují informovat finanční úřad, domluvit se či nechat si poradit další postup. Oficiálně to je výborný nápad. Neoficiálně záleží na Vaší konkrétní zkušenosti s konkrétním úřadem a jeho lidmi – a těmi byste se měli řídit.

Přečtěte si také: Jak se vyhnout chybám v číslování faktur? Jak je napravit?