Jak se vyhnout chybám v číslování faktur? Jak je napravit?

Daňové zákony vyžadují, aby faktury vydané v průběhu jednoho účetního roku plnily posloupnost číselné řady a následovaly jedna za druhou. Každému, kdo už nějaký čtvrtek podniká, se podařilo rozličnými způsoby do číselných řad zasáhnout. Jak takovou situaci zachránit – a ještě lépe – jak jí předcházet?

Číslo faktury

Číslo faktury je znakový řetězec. Znaky typicky odkazují k vnějším entitám. Nejčastěji se v čísle faktuře objevuje:

• pořadové číslo: 
  • tj. vůbec nejdůležitější prvek čísla faktury. Berní úřad z něho vyvozuje, že fakturační evidence splňuje požadavek kontinuity, že se faktury neztrácejí a že nedochází k obcházení daňové povinnosti; 
  • běžně se umísťuje na konec čísla faktury;
  • číselná posloupnost se nejčastěji zahajuje s novým účetním rokem, ale může být znovuiniciována i každý měsíc, týden či den. Číselné řady, které se spouštějí častěji než ročně, je třeba popsat ve vnitropodnikových účetních záznamech, způsobem, který vysvětluje jejich používání. Běžně se pak doplňují signifikátorem na úrovni čísla faktury, který signalizuje kupříkladu číslo měsíce, týdne či dne, kterému číselná posloupnost odpovídá.
• další prvky již nevyžaduje legislativa. Plní pouze funkci orientační. Jsou to:
  • datové ukotvení – nejčastěji rokem, méně častěji měsícem, ještě méně často týdnem, výjimečně i dnem; 
  • označení dokladu – typicky FV pro fakturu vydanou tam, kde se masivně pracuje i s dalšími druhy faktur (přijatá, zálohová) a je je třeba rozlišit; 
  • označení fakturačního oddělení v rámci velkých podniků, v nichž každé oddělení fakturuje samostatně; 
  • označení zákazníka – může nabývat podobu číselnou i písmennou; 
  • další segmentace může zohlednit například: zemi zákazníka, vnitrofiremní rozlišení skupin zákazníků či třeba obor činnosti firmy, do které faktura spadá.

Chyby číslování faktur

Z konstrukce čísla faktur je jasné, že jediné chyby, které finanční úřad zajímají, jsou chyby v pořadovém čísle a jeho ukotvení v čase. Ostatní chyby finanční úřad nezajímají. 

Jak chyby v číslování faktur vznikají?

1. Manuálně. 90 % případů chyb generuje lidský faktor. Pokaždé, když číslo faktury není generováno softwarovým nástrojem, ale je vyplňováno živým člověkem, stoupá riziko chybného vyplnění na 43 %.
2. Systémově. Relativně velký, ale vůči manuálnímu zdroji malý podíl, mají systémové chyby. Vznikají na úrovni organizace či aplikace. Typicky jsou problémem velkých firem s vícero účetními odděleními. Špatné nastavení kompetencí a jejich překrývání pak ústí v chyby číslování faktur – nejčastěji duplicitní číslování.
3. Chybějící čísla, opomenutí číslování, díry v číselných řadách. Chybějící čísla číselné posloupnosti trápí všechny byznysy od freelancerů po korporace. Mnohdy vznikají nedokončením faktur a jejich následným smazáním – existuje ale i spousta jiných variant vzniku.

Jak napravit chybu v číslování faktur?

1. V nejjednodušším případě jste fakturu ještě neodeslali. Zákazník ji ještě neobdržel, je pouze ve Vašem systému, optimálně mezitím nebyla vystavena další faktura. Praxe velí: fakturu smazat, vystavit znovu. Oficiálně se totiž ještě ani nestala účetním dokladem.
2. Faktura je odeslána, ale ještě nezaplacena. Oficiálně můžete fakturu stornovat, informovat zákazníka o stornu z důvodu účetní chyby a fakturu vystavit znovu. V případě dobrých vztahů můžete postupovat stejně, jen bez zbytečného papírování – oba dva fakturu smažete a pošlete novou.
3. Zákazník Vám nezaplatil? Nemazat. Sice jde o začátečnickou chybu, ale třeba zopakovat, že vystavené faktury se nemažou. Někdy k tomu mají sklon společnosti  vedoucí účetnictví, v němž se vydaná faktura stává příjmem už okamžikem vystavení. Ale ani ohled na zvýšení základu pro daň z příjmu a DPH neopravňuje nikoho smazat vystavenou fakturu.
4. Nepřečíslovávat nové faktury tak, aby vyplnily díru v číslování. Je to lákavý způsob, jak obejít nastalou situaci, ale pokud chybějící faktura a nová faktura nejsou vystaveny téhož dne, není vhodné přečíslovávat novou fakturu tak, aby seděla do číselné řady. Disproporce mezi časy vystavení a číselnou řadou mohou vzbudit nežádoucí pozornost finančního úřadu.
5. Dokumentovat chybu. Zdvojení dokladu, chybějící číslo i jakoukoliv jinou chybu je vhodné okamžitě dokumentovat ve vnitroúčetních dokladech:
   1. označit chybné položky; 
   2. popsat způsob, jakým s nimi bude naloženo; 
   3. popsat, jak se bude dále pokračovat v číslování; 
   4. uvést, jak k situaci došlo.
6. Informovat finanční úřad. Mnozí doporučují informovat finanční úřad, domluvit se či nechat si poradit další postup. Oficiálně to je výborný nápad. Neoficiálně záleží na Vaší konkrétní zkušenosti s konkrétním úřadem a jeho lidmi – a těmi byste se měli řídit.

Jak chybám v číslování faktur předcházet?

Systémově

Fakturovat je třeba pouze pomocí k tomu určenému programu. Jakékoliv řešení od ručních přes tabulkové a textové editory až po kombinace obojího a vedení šílených záznamů je parciální, nesystematické a v důsledcích hloupé.

Aplikace musí mít výhradní přístup k fakturační evidenci odkudkoliv a fakturační evidence musí umět pracovat s mnoha vstupy. I když v jeden moment vystavuje fakturu obchodnice na telefonu, prodejce zboží při přejímce zboží u odběratele a skladník - systémově pojatá aplikace je bezchybně seřadí, případně i příslušně označí. 

A stejně tak je třeba zabránit nechtěným vstupům. U online fakturací se to rovná například možnosti zakázat ruční upravování a ošetření případů, kdy je fakturant mimo přístup do fakturačního řešení.

Zdroje

• Image by SEO specialista a copywriter Daniel Beránek