Daniel Beranek, 2021-07-23
Pokud se s nezaplacenými fakturami setkáváte častěji, je vhodné do obchodních vztahů začlenit prvky prevence neplacení, případně automatizovat způsoby minimalizace škod neuhrazených faktur.
Mnohdy dostatečným motivátorem k neporušení dobrých mravů v obchodním vztahu je prostě smlouva. Ať už smlouva o spolupráci či o dílo vymezuje nejen smluvní strany, předmět a další ustanovení, ale především platební podmínky a smluvní pokuty. Smluvní pokuty umožňují dodavateli stanovit mnohem důraznější incentivy, než jsou zákonné úroky z prodlení.
Faktem je, že mnoho podnikatelských subjektů písemné smlouvy nevyužívá. Množí-li se případy neuhrazených faktur, je vhodné je začít sepisovat.
Jestliže smlouvy v jisté části podnikatelské populace nejsou příliš rozšířené, u záloh je to právě naopak. Jejich výše se odvíjí nejen od kalkulace celého projektu, ale také od:
Běžně se setkáváme se zálohami ve výši 50 % projektu. Ovšem objevují se i 10% zálohy, a ve výjimečných případech při zcela chybějící důvěře v protistranu můžete vyžadovat i nevratnou zálohu ve výši 100 % částky projektu.
Zálohy se standardně dokladují pomocí zálohových faktur, které nejsou účetním, ani daňovým dokladem. Proto je, ani jejich náležitosti nedefinují odpovídající zákony. Nicméně je vhodné zachovat všechny náležitosti ostrých faktur, doklad označit Zálohová faktura a číselným označením v rámci interně stanovené číselné řady.
Účetní praxe se občas potkává i s nestandardními případy, kdy je záloha vyúčtována běžnou fakturou a následována fakturou na zbývající částku.
Tu méně, tu více využívaným nástrojem je prosté vyhodnocení informací o obchodním partnerovi. Některé z nich jsou implementované přímo v podnikových nástrojích – např. fakturace často zpřístupňují údaj o nespolehlivém plátci DPH z ARES.
Zdrojem obecných informací o objektu je sám Administrativní registr ekonomických subjektů, ve kterém se lze krom informaci o placení DPH dozvědět také:
Vhodnými zdroji informací jsou i firemní databáze. Ty rozšiřují obecné informace o podniku dostupné z ARES o další užitečné informace. Typicky:
Příkladem takových databází informací o firmách jsou detail.cz či informaceofirmach.cz.
Finálním a mnohdy rozhodujícím zdrojem informací je sám internet. Osvědčená hledací fráze zkušenost [jméno firmy] prozradí mnohem více, než kolik si pochybné a nekale podnikající subjekty přejí. Jen je vhodné ověřit i důvěryhodnost takto získaných dat a nenechat se zmást prvním podvrhem konkurence.
Jak postupovat, když preventivní opatření selžou, napoví text Nezaplacená faktura: od upomínky až po žalobu.
Ani platební rozkaz soudu, ani soudní výkon rozhodnutí či exekuce dlužníka nemusí vést k vyřešení pohledávky vzniklé fakturou. Pak je třeba uvažovat o dalších možnostech sanace nezaplacených faktur.
Opatřením, jehož účel se realizuje až po neúspěšném vymáhání pohledávek, ale které je třeba iniciovat ještě předtím než k nezaplacení dojde, je pojištění pohledávek. I nedobytnou pohledávku lze sanovat jejím pojištěním. Navíc v rámci pojištění pohledávek klient dostává i řadu dalších služeb, které spíše spadají do monitoringu obchodních partnerů a managementu pohledávek.
Pojištění pohledávek tedy typicky zahrnuje i další služby. Pojištěný podnikatel podle Zdeňka Janaty typicky:
získává přístup do interní databáze finanční bonity a platební morálky rozličných tržních subjektů; může samotné pojištění využít pro vylepšení své uvěrové expozice ve své bance; a navíc pojišťovny nabízejí i možnost inkasa nebo vymáhání neuhrazených pohledávek, a to nejen v ČR, ale i v zahraničí.
Relativně okrajovou možností je prodat pohledávku. Firmy zabývající se vymáháním dluhů sice běžně deklarují odkup pohledávky v řádu 75 – 80 % hodnoty objednávky, ale reálně nabídnutá hodnota je často nižší, někdy i řádově. Vše záleží na dokumentaci vzniku pohledávky, doložení její oprávněnosti, stáří pohledávky a nakonec i interním vyhodnocení možnosti domoci se pohledávky. Běžně se tak nabízí odkup v rozmezí 10 – 20 % ceny pohledávky.
Upomínka přichází adresátovi v této podobě:
Adresát má možnost nahlédnout fakturu v prostředí účtu BitFaktury. Stáhnout si ji lokálně. Případně ji může rovnou přidat k výdajům na svém účtu.
Automatické upomínkování lze nakonfigurovat i globálně (a nejen pro faktury):