Online faktura – jak ji vystavit zdarma?

Podle průzkumu společnosti Millward Brown provedeného v roce 2020 až 45% Čechů používají elektronické faktury. Ve srovnání těchto údajů s rokem 2015 mají faktury vystavené online vzestupný trend (v roce 2015 používalo faktury v této podobě 39% Čechů). Dá se předpokládat, že dnes je zákazníků a podnikatelů využívajících e-faktury ještě více. Malé podniky nebo živnostníci, kteří vystavují jednotlivé faktury v průběhu měsíce, hledají bezplatná řešení fakturace. Kde je můžete najít?

Online faktury zdarma

Přestože na trhu dominují placené programy a aplikace, lze najít mnoho možností pro elektronickou fakturaci zdarma. Využití bezplatné nabídky je často formou testování aplikace. Existují také  nabídky, ale máme omezený počet vystavených faktur. Oba řešení jsou zahrnuta v ceníku Bitfaktura.cz (můžete si jej přečíst zde: https://bitfaktura.cz/cenik). Ten z Vás, kdo ještě není naším zákazníkem a chtěl by si na vlastní kůži vyzkoušet možnosti, které nabízí BitFaktura, bez jakýchkoli smluv, poplatků za instalaci či dlouhodobých závazků, může aplikaci BitFaktura.cz zkoušet až třicet dní.

Další možností, kterou nabízí online fakturační software, je výběr bezplatného balíčku. Možnost bez předplatného má samozřejmě určitá omezení. Někdy je to počet faktur, které lze vystavit měsíčně. Jindy - malý počet zákazníků, kterým lze vystavit fakturu. Bezplatné používání je často spojeno s neúplným využíváním různých zařízení.

Na webu najdete také  webové stránky s možností si vystavit fakturu zdarma. Bohužel je potřeba počítat s tím, že pohybování se po těchto webech není nejjednodušší. Stává se, že nemají odpovídající protokoly, které zaručují bezpečné uložení dat. Dost často nemají mnoho řešení, která jsou pro podnikatele hodnotná – např. nemají automatické doplňování nebo neumožňují vytvořit databází zákazníků. Na první pohled se takové funkcionality mohou zdát nepodstatné, ale kdo je alespoň jednou použil, zjistil, že dokážou ušetřit drahocenný čas. Co víc, mnoho bezplatných  programů navíc vyžaduje poskytnutí různých marketingových souhlasů a poskytnutí Vašich údajů (např. e-mailové adresy).

Bezplatná online faktura na BitFaktura.cz

BitFaktura.cz nabízí dvě možnosti využití bezplatné online fakturace. Jedná se o zmíněnou možnost měsíčního testování a balíček Micro.

Mikrobalíček (podrobnosti naleznete zde: https://bitfaktura.cz/cenik) je možnost pro všechny ty, kteří měsičně vystavují malý počet faktur. Stačí Vám tři faktury měsíčně? Toto je balíček šitý na míru Vašim potřebám! Přestože je zdarma, je plný oceňovaného vybavení. stačí se jen zaregistrovat. Jeho uživatelé obdrží:

• neomezený počet nákladových dokladů (počet nákladových dokladů - výdaje, které lze vystavit každý měsíc);
• neomezený počet zákazníků (zákazníci, kterým fakturujete, automaticky přecházejí do databáze);
• systém pro zapamatování již přidaných produktů - toto řešení znamená, že při příštím prodeji se systém dotáže na název a Vy jej nemusíte zadávat celý;
• možnost výběru různých šablon faktur;
• bezproblémový import a export dat (dokumentů, zákaznických a produktových databází);
• snadné stahování dat z centrálního statistického úřadu (systém umožňuje přebírat data dodavatele na základě čísla DIČ, IČ);
• evidence tržeb (velmi snadno lze přidávat a archivovat doklady o tržbách a lze tak snadno vést evidenci tržeb společnosti);
• evidence nákladů (podobně jako u výnosů můžete vkládat a archivovat výdajové doklady a vést evidenci výdajů);
• možnost tisknout faktury do PDF;
• možnost označit stav faktury (nastavením stavu faktury můžete vygenerovat zprávu o aktuální finanční situaci společnosti);
• dohled nad hotovostními transakcemi (systém na základě dokladů, za které byla provedena platba v hotovosti a formulářů, předkládá souhrn pokladny v daném okamžiku);
• kontrola správnosti počtu DIČ společností;
• schopnost používat mobilní aplikaci;
• zasílání faktur a jejich kopií e-mailem;
• možnost vystavování proforma faktur, zálohových faktur, částkových faktur, konečných faktur, měnových faktur, faktur s reverse charge, MP a RR faktur, maržových faktur, opravných faktur, opravných listů atd.
• OSS faktura (dostupnost daňového identifikačního čísla v databázi VIES je kontrolována systémem a automaticky je účtována výchozí sazba daně;
• číslování faktur vlastním způsobem
• uživatelsky definované procento DPH;
• definování slevy (výše nebo procentuální sleva);
• možnost nastavit definovaný podpis;
• možnost blokovat úpravy faktur;
• zablokování editace čísla účtu;
• kontrola plateb (na seznamu faktur si můžete aktivovat možnost zasílání upozornění na nezaplacené faktury nebo vystavovat úrokový doklad);
• vystavení faktury v jakékoli měně (na výběr z několika desítek);
• nastavení vlastního směnného kurzu na faktuře;
• přepočet směnným kurzem ČNB (fakturu můžete automaticky převést);
• vystavení faktury v cizím nebo dvojjazyčném jazyce;
• výběr jazyka rozhraní (angličtina, němčina, francouzština nebo španělština);
• přiřazení časového pásma účtu uživatele tak, aby byly faktury vystaveny s datem, které odpovídá místu vystavení;
• kategorizace dokumentů, zákazníků, produktů“;
• integrace s CRM Sugester;
• umístění vlastního loga a razítka na fakturu;
• nejvyšší úroveň zabezpečení (protokol SSS);
• integrace s internetovým obchodem;
• BitFaktura API.

 

Mohu vystavit fakturu zdarma ve formátu word?

Elektronická faktura je dokumentem v digitální podobě (elektronickým dokumentem) podle ustanovení § 2 zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů a nařízení eIDAS. Může být doručena ve strukturovaném nebo nestrukturovaném datovém formátu. Může být účetním záznamem podle zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, daňovým dokladem podle zákona č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty, může sloužit i pro jiné účely (např. jako dodací list, záruční list, důkazní prostředek apod.). 

Předpisy ukazují, že fakturu může vystavit kdokoli tak, že ji připraví například ve wordu nebo excelu. Pokud však vystavujeme více faktur měsíčně, je toto řešení jednoduše nepohodlné. Vytvoření šablony, která obsahuje všechny požadované informace, nějakou dobu trvá. Navíc vystavení faktury bez notebooku nebo počítače je komplikované. Dodatečně, když nemáme soubor uložený v cloudu, nemůžeme se na něj podívat, pokud u sebe nemáme počítač se souborem.

Samostatně vytvořená šablona nemá žádné další vymoženosti - např. nevytváří sestavy, nekontroluje data v databázi atd. Může se také stát, že zapomeneme zadat položku vyžadovanou předpisy a doklad bude jednoduše neplatný.

 

Proč se vyplatí používat online faktury zdarma i placené?

Online faktury jsou velmi pohodlným řešením jak pro podnikatele, který je vystavuje, tak pro zákazníka. V první řadě ušetří spoustu místa. Jsou uloženy v cloudu a Vy se nemusíte starat o místo potřebné pro uložení. Jsou ekologické a levnější. Navíc pomocí programu nebo aplikace elektronické faktury můžeme vystavit kdekoli na světě s internetem. Mohou být také ihned zaslány zákaznikovi. Zákazníci také stále častěji, jak již výzkum zmínil na začátku, upřednostňují digitální fakturu před klasickou papírovou. Vyplatí se sáhnout po osvědčených nástrojích pro fakturaci. Je dobré s nimi začít pracovat pomocí bezplatné verze. Vždy můžeme snadno přejít na o něco dražší balíček.