Výhody spojení fakturace a skladové evidence

Skladová evidence, to není jen administrativa dokumentů skladu, ale také podklad pro účetnictví, pomocný indikátor ekonomického rozhodování a nástroj řízení podniku. Ať už slouží malé prodejně, nebo velké společnosti ve výrobních, hlavních a vedlejších skladech. Obdobně firmě slouží i fakturace. Proč tedy nesjednotit jejich platformu a neužívat výhod spojení fakturace a skladové evidence?

Skladová evidence sdílí s fakturací nejen účel, ale i vývoj. Od papírových dokladů se postupně přesunula na nespecifická IT řešení (Word, Excel), pak do samostatných programů a integrovaných modulů na desktopu. Dnes je normou provázání s cloudem, synchronizace dat napříč klientskými přístupy a datová propojení – kupříkladu právě s fakturací.

Skladová evidence online

Skladové programy neskýtají jen možnost uložení informací a generování dokladů. Dnes jejich hodnota spíš spočívá ve všudypřítomnosti dat:

• data se aktualizují v reálném čase; 
• stejné rozhraní slouží skladníkům, fakturantům, účetním, B2B obchodníkům, B2C prodejcům, ekonomům i managementu; 
• informace jsou spolehlivě zálohovány a
• veškeré přístupy evidovány.

Spojení skladu s fakturací

Třešničkou na dortu cloudových řešení jsou datová propojení na další firemní programy. Někde je třeba doprogramovat datové můstky – jinde skladovou evidenci řeší stejné rozhraní jako fakturaci, CRM či ekonomické reporty.

Výhody propojení skladu a fakturace

• obousměrné ovlivnění skladu – stavy mění nejen faktury vydané s prodejem zboží, ale také faktury přijaté coby nákup nových položek;
• okamžitá administrativa – skladníci i fakturanti mohou generovat své doklady na základě dat druhého oddělení:
  • generovat skladové doklady na základě faktur; 
  • automaticky aktualizovat skladové doklady po změně faktury;
  • vystavit fakturu na základě jednoho i více skladových dokladů; 
• usnadnění pomocí EAN kódů – vše označené čárovými kódy lze rychleji datově zpracovat pomocí čtečky kódů. Zvláště žádaným prvkem se stává generování faktur/dodacích listů s EAN kódy, neboť značně ulehčují přejímku a zavádění zboží odběratelům;
• sady – položky definované jako sady produktů se bezchybně odečtou ze zásob a překlopí na fakturu;
• reálná data – nestane se Vám, že vyfakturujete prodej položek, které už nejsou na skladě; 
• další zpracování dat – zdrojová data umožňují vytvářet katalogy, nabídkové listy, objednávky, rezervace a to včetně:
  • filtrování pomocí kategorií zboží a odběratelů; 
  • různých cen jednotlivých skladů podniku; 
  • v různých měnách;
• reportování pro ekonomické řízení spojující skladové reporty s transakčními daty odběratelů i dodavatelů plynoucími z fakturace.

A co služby – dají se skladovat?

Možná, že se služby skladovat nedají, ale určitě se dají skladově evidovat. Na rozdíl od hmotných produktů se neomezují množstvím a nejsou k nim vydávány skladové dokumenty. Ale dá se i jim přisoudit cena brutto a netto – a to sice pro případy, kdy službu či její část realizuje pro fakturujícího subdodavatel.

Skladová evidence aplikovaná na služby usnadňuje nejen fakturaci, ale i ekonomický přehled o prodávaných službách, ziskovosti položek a odběratelů. Některé aplikace disponují zjednodušeným přehledem produktů. Ten sice neobsahuje vystavování dokladů a další funkce skladové evidence, ale dá se snadno použít právě pro evidenci služeb.

Spojení fakturace, skladové evidence, ekonomických reportů a mnoha dalších funkcionalit nabízí BitFaktura.cz.

Zdroje: Fotka od Ilkka Kumpunen z Pixabay